Bij (langdurige) ziekte van de werknemer, worden er al snel verschillende persoonsgegevens uitgewisseld tussen allerlei betrokken organisaties. De belangrijkste betrokken partijen zijn natuurlijk de werknemer en de werkgever, maar ook de arbodienst of bedrijfsarts, het re-integratiebedrijf, het UWV en de verzuimverzekeraar.

Met de uitwisseling en juist ook de verwerking van de persoonsgegevens komt ook de privacy aan bod en dus komt de AVG om de hoek kijken.

Wat mag er wel gevraagd worden en wat juist niet?

Volgens de wet mag de werkgever niet vragen naar medische klachten, symptomen of naar de aard of oorzaak van de ziekte. Wel mag de werkgever vragen naar noodzakelijke informatie rondom de ziekte. Zo mag er gevraagd worden wanneer de werknemer weer verwacht te kunnen werken, er mag gevraagd worden naar contact- en verblijfsgegevens, maar ook of er nog lopende zaken zijn die door een ander overgenomen moeten worden. Het is niet toegestaan om te vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte, deze informatie mag alleen de bedrijfsarts of de arbodienst verwerken.  

Als een werknemer uit zichzelf vertelt wat er aan de hand is, dan kan dat natuurlijk en vaak gebeurt dat ook wel. De werkgever mag deze informatie niet opnemen in een personeelsdossier of ergens anders noteren, ook niet wanneer de werknemer daar zelf toestemming voor geeft. De werkgever mag overigens wel het zakelijke e-mailaccount van de zieke werknemer checken in verband met lopende werkzaamheden en werkgerelateerde afspraken.

De bedrijfsarts mag gegevens verzamelen om een goed oordeel te kunnen vormen over de arbeidsongeschiktheid en re-integratie. Het gaat dan om de medische gegevens die hijzelf verzamelt en om medische gegevens van de behandelend arts als de werknemer hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.

De verwerking van medische gegevens

Medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Het verwerken daarvan is verboden, maar in de wet staan wel uitzonderingen vermeld. Zo zijn verwerkingen door bijvoorbeeld verzekeraars en arbodiensten wel toegestaan maar werkgevers vallen niet onder de uitzonderingen.

Ook wanneer een werknemer toestemming geeft zijn medische gegevens te verwerken, mag de werkgever dat niet doen. De reden daarvoor is dat de wet er vanuit gaat dat toestemming “vrijelijk” moet worden gegeven. Aangezien er in de relatie tussen een werkgever en een werknemer sprake is van een gezagsverhouding, wordt er in dat geval vanuit gegaan dat er geen sprake is van vrijelijke toestemming. Een werknemer kan zich namelijk toch verplicht voelen die toestemming te geven vanwege de gezagsverhouding met de werkgever.

Het delen van informatie tijdens ziekte

De arbodienst/bedrijfsarts mag zonder toestemming van de werknemer de volgende informatie aan de werkgever verstrekken:

  • dat de werknemer (tijdelijk) arbeidsongeschikt is;
  • hoelang de afwezigheid ongeveer gaat duren;
  • wat de belastbaarheid van de werknemer is als deze (gedeeltelijk) weer aan het werk gaat;
  • welke eventuele werkaanpassingen gewenst zijn.

In uitzonderlijke situaties mag de arbodienst/bedrijfsarts met de uitdrukkelijke toestemming van de werknemer meer medische informatie met de werkgever delen. Bijvoorbeeld wanneer de werknemer epilepsie heeft en de naaste collega’s moeten weten hoe zij moeten handelen in een noodsituatie.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft beleidsregels ontwikkeld waarin wordt uitgelegd hoe er moet worden omgegaan met de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers. Deze beleidsregels gaan in op de verschillende fases in de arbeidsrelatie, van de sollicitatieprocedure tot de ziekmelding en de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers.

In het volgende deel van deze serie wordt het ontslag tijdens ziekte behandeld. Deel 1 van de serie leest u hier en deel 2 kunt u ook op onze site vinden.

Neem gerust eens contact op bij arbeidsrechtelijke vragen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.